Kun haluat rakentaa huipputiimin, panosta kommunikaatioon

Miksi joissakin tiimeissä kokonaisuus on enemmän kuin osiensa summa? Voiko huipputiimien dynamiikkaa mallintaa?

Näihin kysymyksiin haki vastauksia Massachusettsin teknillisen korkeakoulun (MIT) professori Alex ”Sandy” Pentland tutkimusryhmänsä kanssa. Seurattuaan ja analysoituaan vuosien ajan useita organisaatioita, he löysivät yhdistävän tekijän, joka ennusti vahvasti joko tiimin menestystä tai menestymättömyyttä.

Yhdistävä tekijä oli kommunikaation dynamiikka, joka jakautui kolmeen osaan. Huipputiimien kommunikaatiosta löytyi kolme vahvaa E:tä, energy-engagement-exploration, jotka olivat tasapainoisessa suhteessa toisiinsa. Suomeksi 3E-malli voisi kääntyä vaikkapa näin:

1. energia (energy)
2. sitoutunut osallistuminen (engagement)
3. tutkimusmatkailu uusiin näkökulmiin ja tietoon (exploration)

3E:n malli on sovellettavissa tiimien kommunikaation dynamiikkaan tietoisen harjoittamisen kautta.

Energia

Kommunikaation energisyys ilmenee muun muassa kehonkielessä ja kasvokkain tapahtuvan kommunikaation määrässä. Suosi siis aktiivisia kommunikaatioväyliä ja ole tietoinen tuomastasi energiasta myös vastaanottajan näkökulmasta. Sähköpostit kuuluvat vähäenergisen kommunikaation välineisiin. Mitä lähemmäksi tullaan suoraa face-to-face -kohtaamista, sen suurempi energia kommunikaatioon välittyy.

Mieti, mitä tuot kohtaamiseen tullessasi. Tutulta kollegalta voit kysyä myös palautetta osana omaa oppimisprosessiasi. Positiivinen palaute ja huomioiminen lisäävät energiaa. Tätä eivät välitä ainoastaan sanat vaan kannustavat eleet ja kehonkieli, täyden huomion antaminen toiselle. Pentlandin tutkimuksessa kävi ilmi, että kuuntelemisen ja kertomisen suhde jakautuu huipputiimien kommunikaatiossa usein tasan. ”Kysy ja ole kiinnostunut” mieluummin kuin ”kerro ja ole kiinnostava”!

Sitoutunut osallistuminen

Sitoutuneen osallistumisen kriittinen tekijä on sen tasapuolinen jakautuminen tiimin jäsenten kesken. Tämä on ymmärrettävästi suuri haaste ihmisten erilaisuuden vuoksi. Yksi on vetäytyvämpi ja reagoi vasta pohdittuaan ensin rauhassa. Toinen taas on nimenomaan vuorovaikutteisessa tilanteessa syttyvä ja siinä uusia ideoita generoiva. Ja kuitenkin juuri kommunikaation tasapuolinen jakautuminen tiimin jäsenten kesken on ehdottoman tärkeää.

Kannusta ja luo mahdollisuuksia sitoutuneelle osallistumiselle tiimissä. Jos olet esimies, tapaa säännöllisesti ― vaikkapa kirjaa pitäen ― kaikkia tiimiläisiäsi, älä vain ”luottopakkeja” tai ”hankalia tapauksia”. 3E-mallissa energia ja sitoutunut osallistuminen sijoittuvat huipputiimeissä vahvasti myös muodollisten tapaamisten ulkopuolelle. Tue siis tietoisesti kohtaamisia ja kommunikaatiota myös kokousten ja palaverien ulkopuolella. Konkreettisesti tämä voi tarkoittaa esimerkiksi taukotilojen uudelleenjärjestämistä tai kahvitaukojen ajoittamista niin, että mahdollisimman moni tiimiläinen tapaa silloin toisiaan.

Tutkimusmatkailu uusiin näkökulmiin ja tietoon

Huipputiimeissä jäsenet suuntautuvat aika ajoin tiiminsä ulkopuolelle etsimään uusia tietoja ja taitoja, joita he sitten tuovat takaisin tiimiinsä. Tutkimusmatkailun tasapaino on kriittinen: ääripäitä tulee välttää. Täysi sulkeutuminen ympäristöltä on näivettyvän tiimin tai organisaation merkki. Liiallinen suuntautuminen tiimin ulkopuolelle tuo taas toisenlaisen riskin: muualle suunnattu energia on ainakin hetkellisesti poissa tiimin sisäisestä kommunikaatioenergiasta. Sweet spot löytyy näiden välistä.

Huolehdi siis riiittävästä sparrariverkosta ja innosta tiimiläisiä etsimään ideoita myös muista lähteistä ja konteksteista. Uuden tiedon ja taitojen etsiminen on yhtä keskeistä kuin niiden tuominen tuliaisina takaisin tiimiin. Uudet ideat arvioidaan ja integroidaan tiimin sisäisen kommunikaation kautta käytäntöön.

Huipputiimiksi vahvuuksia vahvistamalla

Huipputiimien dynamiikan keskiössä on niiden energinen, tasapuolisesti jakautuva ja säännöllisesti uutta tietoa tavoitteleva kommunikaatiomalli. 3E-malli ei kuvaa sisältöjä vaan tapaa, jolla sisällöt välitetään ja jaetaan. Tämän vuoksi se soveltuu mainiosti monenlaisten tiimien ja organisaatioiden kehittämiseen. Huipputiimit rakennetaan lopulta vahvuuksia vahvistamalla. 3E-malli antaa tämän toteuttamiselle mainion työvälineen.